Outils de création de métadonnées

Publié le 15/08/2017 | Mis à jour le 25/06/2018

Auteur

Urfist Nice

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OBJECTIFS

Après avoir consulté cette ressource, vous devriez être capable de :

  • Citer 2 outils pour créer ses métadonnées;
  • Créer des métadonnées sur un tableur CSV;
  • Créer des métadonnées sur un document XML.

à quel moment décrire ses données ?

Pour bien gérer vos données, il est recommandé de les décrire au fur et à mesure de l’avancée du projet de recherche. Cela vous évitera d’avoir à tout décrire une fois le projet terminé. Ainsi vos métadonnées seront déjà prêtes lorsque vous aurez à les renseigner au moment du dépôt dans l’entrepôt.

Quelle méthode utiliser pour décrire ses données ?

Il n’y a pas de méthode unique pour créer ses métadonnées. Les informations à renseigner dépendent du contexte dans lequel elles s’inscrivent, par exemple :

  • des pratiques de la discipline,
  • des caractéristiques de l’objet décrit par les données (un gène, une fleur, une montagne…),
  • des caractéristiques techniques des données (format de fichiers…),
  • du ou des services envisagés pour la diffusion, la sauvegarde et l’archivage des données,
  • du degré de visibilité et de réutilisabilité souhaité,
  • d’éventuelles obligations réglementaires (ex : directive INSPIRE).

Vous pouvez utiliser des schémas ou standards existants.
Si les schémas existants ne permettent pas de décrire assez précisément vos données, vous pouvez créer votre propre schéma, spécifique à votre projet. Pour cela, utilisez comme modèle un schéma existant et établissez une table de correspondances (mapping) entre vos métadonnées et ce schéma de référence.

Exemples d’outils pour créer ses métadonnées

Des outils peuvent vous aider à créer vos métadonnées. Certains sont génériques, d’autres spécifiques à un usage ou une discipline. Nous allons en aborder deux : le premier est un modèle de champs à remplir préconisé par l’Observatoire Terre Environnement Lorraine (OTELo) et l’Inist-CNRS. Le deuxième est un outil fourni par Data Cite. Ils utilisent respectivement les formats CSV et XML qui sont adaptés pour l’échange de données numériques.

Le modèle Otelo – Inist-CNRS

OTELo et l’Inist-CNRS ont rédigé un guide de bonnes pratiques incluant une partie sur les métadonnées.
Vous pouvez télécharger le guide complet ici :
GUIDE DE BONNES PRATIQUES : Gestion et valorisation des données de recherche

Voici un extrait tiré de ce guide, dans lequel sont données quelques préconisations :

  • Associer un fichier de métadonnées à chaque fichier de données.
  • Préférer un format tabulé (p. ex. CSV) à un format texte (Read-me file : p. ex. PDF) si possible pour une exploitation automatique des données et le dépôt des données dans des entrepôts.
  • Utiliser des normes, standards, vocabulaires contrôlés (lexique, thésaurus) pour faciliter le partage et l’intégration de données avec votre communauté scientifique.
  • Privilégier la langue d’usage de votre communauté de recherche pour faciliter la publication de vos données.

Le modèle Otelo Inist-CNRS en CSV

Voici le modèle que vous pouvez utiliser. Sélectionnez les champs de métadonnées qui semblent adaptés à votre contexte, à l’entrepôt dans lequel vous déposez vos données et qui apporteront une information minimale et suffisante pour comprendre et reproduire vos données.

Télécharger le modèle

Utiliser LibreOffice

Nous vous conseillons tout d’abord d’utiliser LibreOffice Calc pour ouvrir correctement ces fichiers. La suite bureautique LibreOffice est disponible ici.
Une fois LibreOffice installé, ouvrez le modèle Otelo – Inist-CNRS en suivez les instructions ci-dessous.

1 Ouvrir le fichier avec Calc

2 Remplir les champs de la colonne format

3 Ajouter ou supprimer des lignes

4 Enregistrer au format CSV

DataCite Metadata Generator

DataCite a mis au point un outil permettant de générer ses métadonnées au format XML. Bien que spécifique au schéma DataCite, l’outil reste assez généraliste et peut vous être utile quel que soit votre contexte.
Vous pouvez utiliser la version originale qui est disponible et mise à jour sur Github.

Tester DataCite Metadata Generator

Une version réadaptée est disponible en ligne ici. Une fois que vous avez terminé de remplir les champs, vous pouvez exporter vos métadonnées en XML en cliquant sur « Ready to save » puis « Click here to save: metadata.xml ».

Tester DataCite Metadata Generator

Utiliser Notepad++

Si vous n’avez pas d’éditeur de texte, vous pouvez télécharger Notepad++, un logiciel libre et qui vous permettra de gérer vos fichiers sous de nombreux formats (XML, TXT, HTML…).
Une fois Notepad++ installé, téléchargez le fichier Datacite Metadata Generator TXT. Le fichier va s’ouvrir dans un nouvel onglet, suivez ensuite les instructions ci-dessous :

1 Enregistrer la page sur votre ordinateur

2 Ouvrir avec Notepad++

3 Enregistrer en HTML

4 Ouvrir le fichier HTML pour lancer l’outil

D’autres outils de création de métadonnées

Nous ne pouvons pas tous les citer, mais pour information, voici un répertoire collaboratif de schémas de métadonnées utilisés dans le monde de la recherche, mis en place par un groupe de travail de Research Data Alliancehttp://rd-alliance.github.io/metadata-directory/tools/

Vous connaissez ou utilisez d’autres outils pour créer des métadonnées ? Faites-nous en part en commentaire !

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