Comment bien nommer ses fichiers ?

Publié le 28/02/2017 | Mis à jour le 12/10/2018

Auteur

Urfist Nice

OBJECTIFS

Après avoir consulté cette ressource, vous devriez être capable de :

  • Expliquer pourquoi il convient d’instaurer une convention de nommage des fichiers;
  • Mettre en place une convention de nommage découlant des 5 règles.

Quand notre bureau est en désordre, un peu de rangement s’impose ! Alors pourquoi ne pas en faire autant sur nos ordinateurs ? Un peu de rigueur dans la gestion des documents permet de mieux s’y retrouver. Pour cela, une procédure pouvant paraître simple, mais essentielle : bien nommer ses documents !
Les ordinateurs se basent sur le nom des fichiers pour les classer, c’est donc important.

Les documents : connaissances de base

Si besoin, voici un petit rappel de quelques bases à savoir sur les documents numériques.

  • Les documents sont stockés dans un premier dossier, appelé dossier racine (dossier « (C:) » dans le système d’exploitation Windows). Ce dossier racine contient d’autres dossiers de niveau inférieur ainsi que des fichiers.

  • Le dossier racine contient des dossiers (ou répertoires). Ce sont en quelque sorte des classeurs.

    Les dossier se caractérisent par leur taille et leur nom. Par défaut, les systèmes d’exploitation classent les dossiers dans un ordre numérique et alphabétique. Ils affichent en premier les noms commençant par des nombres.

    01
    Images
    Musiques
    Vidéos
  • Les dossiers peuvent contenir des dossiers de niveau inférieur, appelés sous-dossiers. Ce sont en quelque sorte des intercalaires.

    Il est possible de créer des sous-dossiers autant de fois qu’un affinement du classement des documents est nécessaire.

    Classique
    Jazz
    Rock
    Samba
  • Au dernier niveau de granularité se trouvent les fichiers. Ce sont vos documents. Ils peuvent être de plusieurs types : image, tableau, texte, dessin, vidéo, etc.

    Tout comme les dossiers, les fichiers se caractérisent par un nom, une taille et un type de format. Le format correspond à la façon dont est codé le document par un outil. Par exemple, un fichier texte créé sous Microsoft Word peut être enregistré au format .docx.

    Le format est parfois visible à la fin du nom du fichier. C’est ce qu’on appelle l’extension du fichier.

    01_exemple.pdf

    Type : PDF Document
    Taille : 68 Ko

    02_exemple.docx

    Type : Document Microsoft Word
    Taille : 30 Ko

    03_exemple.png

    Type : Image PNG
    Taille : 120 Ko

    04_exemple.mp4

    Type : Vidéo MP4
    Taille : 79 Mo

Les 5 règles de nommage des documents

1

Donner un nom bref et explicite

Le nom d’un fichier doit être le plus court possible et doit refléter son contenu. Il peut contenir son sujet (rapport d’activité, résultats d’analyse, bilan, etc.), sa date, sa version (si le document est destiné à évoluer).
Ce qui signifie qu’il est inutile d’écrire des mots vides comme : “le”, “un”, “des”, ”et”, etc. Ils n’apportent pas plus de sens pour comprendre de quoi le document retourne.
Pour réduire le nombre de caractères, utilisez des abréviations facilement reconnaissables (CR pour compte rendu par exemple).
Enfin, si le nom du dossier (ou sous-dossier) donne déjà des éléments de compréhension, il est inutile de le repréciser dans le nom du fichier.

Dans le dossier réunion, on retrouve un document de compte rendu (CR), un document sur les minutes de la réunion et un document sur l’ordre du jour (OJ).

Le mot réunion n’apparaît pas dans la dénomination des fichiers car il est déjà précisé dans le nom du dossier. Par contre, on retrouve la date de la réunion sur chaque document.

2

Ne pas mettre d’espace ni de caractères spéciaux

Il vaut mieux ne pas mettre d’espace entre les mots ni de caractères spéciaux (accents et cédille y compris). Pour séparer les mots, vous pouvez mettre une majuscule ou un underscore “_”.

Cette règle permet d’éviter des problèmes d’affichage voire d’accès aux documents. En effet, il se peut que d’un système d’exploitation à un autre (Windows vers Mac par exemple), le fichier ne soit pas reconnu.
Il vaut mieux donc bannir tout ce qui n’est pas alphanumérique : & / + > : ? % ( ] etc.

3

Indiquer les dates au bon format

Les dates doivent s’écrire au format AAAAMMJJ (année, mois, jour). Commencer par l’année permet de maintenir les documents dans un ordre chronologique.

Le document le plus récent se retrouvera toujours en fin de liste.

4

Placer l’élément important en premier

Il est préférable de bien choisir l’ordre des éléments dans le nom des fichiers. Mettez en premier l’élément qui vous est le plus pertinent pour pouvoir retrouver facilement votre document.

Ici par exemple, il sera plus facile de retrouver un compte rendu en fonction de sa date. L’élément le plus important du document est sa date, c’est donc elle qui apparaît en premier.

5

Indiquer les versions des documents

Certains documents peuvent être amenés à évoluer, avoir plusieurs versions avant une version finale. Dans ces cas, il faut préciser la version dans le nom du fichier.

Pour faire simple, ne rédigez que la lettre V suivi du numéro de la version, en deux unités.
Si un numéro de version ne convient pas, vous pouvez le remplacer par une autre convention de nommage, par exemple VP pour Version Provisoire, VF pour Version Finale.

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