Le coût de la gestion des données

Le plan de gestion des données (PGD) est un document qui décrit tous les aspects de la gestion de vos données pendant et après le projet. Lors de l’élaboration du PGD, vous devez estimer les coûts pendant le cycle de vie des données.
Évaluer ces coûts en amont permet de les financer, mais aussi de les réduire à terme en adoptant d’emblée des choix et des pratiques de gestion de données conformes aux principes FAIR.

Il n’y a pas de règle absolue pour chiffrer la gestion des données de recherche. En effet, certains projets accorderont plus d’attention à la documentation, à l’organisation et au formatage détaillés des données alors que d’autres s’attacheront plus à la préparation des données avant l’analyse comme pour les données de terrain par exemple.
L’estimation des coûts est un processus continu, et les révisions d’estimation sont normales afin d’assurer l’exactitude tout au long de l’exécution du projet. Les travaux de recherche sur du court terme auront des estimations plus précises que les travaux programmés sur du long terme.

Les coûts de gestion des données inhérents au projet peuvent être pris en charge par les financeurs.
Retrouvez ci-dessous une liste non-exhaustive des coûts pouvant être admissibles (variable en fonction du financeur).

• Frais de personnel : salaires avec charges sociales et patronales, taxes sur les salaires, primes et indemnités (de stage par exemple). Les dépenses relatives aux personnels permanents (CDI compris) ne sont pas admissibles.
• Coûts des instruments, du matériel et des consommables scientifiques :  coût d’acquisition ou de location des instruments ou des matériels et des consommables scientifiques utilisés spécifiquement pour la réalisation du projet.
• Coûts des bâtiments et des terrains : coûts correspondant à la durée du projet relatifs aux bâtiments/terrains engendrés ou rendus nécessaires par la réalisation du projet (besoin nouveau).
• Licences, cession de brevet, marque, logiciel, base de données, droit d’auteur etc.
• Coûts des prestations de services : certaines prestations en lien avec le projet et réalisées par des tiers qui ne sont pas des partenaires (exemple : numérisation et traduction externalisées).
• Frais généraux (à justifier aux coûts réels en général) : frais de mission, déplacement des personnels permanents ou temporaires affectés au projet, frais de réception et organisation de séminaires/colloques en lien avec le projet…
• Frais de publication ou APC (Article Processing Charges) : dépenses éligibles le plus souvent lorsque la publication se fait dans une revue en accès ouvert.

La plupart des financeurs acceptent que l’évaluation des coûts soit modifiée à la hausse ou à la baisse durant le projet de recherche.

Exemple avec un extrait du règlement financier 2023 de l’ANR :
La répartition des dépenses peut être modifiée comme suit
[… sans autorisation préalable de l’ANR pour les modifications/variations, à la hausse ou à la baisse inférieures à 30% du montant maximum prévisionnel de l’Aide du Bénéficiaire et à 15.000€, pour la catégorie (a) ET pour la catégorie (d).
Sur demande du Bénéficiaire et autorisation préalable de l’ANR, pour les modifications/variations, à la hausse ou à la baisse, qui sont supérieures ou égales à 30% du montant maximum prévisionnel de l’Aide du Bénéficiaire ET à 15.000€ pour la catégorie (a) et pour la catégorie (d).
Toutes les modifications sur les autres catégories de coûts sont permises. Dans tous les cas, l’information à l’ANR est nécessaire.]